Dokumen Perusahaan

(Undang-undang No 8 Tahun 1997)

Dokumen Perusahaan adalah data,catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis di atas kerta atau sarana lain,maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat,dibaca atau didengar

Dasar  Pertimbangan Dikeluarkannya Undang undang Dokumen Perusahaan

a.      Bahwa Ketentuan Pembukuan yang diatur dalam KUHD dipandang sudah tidak relevan dengan kebutuhan  kegiatan Perusahaan pada saat ini

2. Bahwa ketentuan kewajiban penyimpanan pembukuan perusahaan selama 30 tahun dan 10 tahun yang ditentukan KUHD dipandang mengurangi efektifitas dan efisiensi dan secara ekonomis  dan administratif membebani perusahaan.
3. Bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Dokumen Keuangan

a.      Catatan ,terdiri dari neraca tahunan,perhitungan laba rugi tahunan ,rekening,jurnal transaksi harian atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban Perusahaan

2. Bukti Pembukuan,terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan,utang dan modal
3. Data Pendukung Administrasi Keuangan merupakan data administrasi yang berkaitan dengan keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan.

Data Pendukung administrasi Keuangan

a.      Data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan

2. Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan

Dokumen Perusahaan lainnya

Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Misalnya : Risalah Rapat pemegang Saham,akte     pendirian perusahaan,akta-akta tanda kepemilikan,NPWP dan sebagainya

Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Persian

a.      Untuk dokumen yang berupa catatan tentang :neraca tahunan,perhitungan laba rugi,rekening,jurnal transaksi harian,tulisan yang berisi tentang hak dan kewajiban serta datapendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama 10 tahun sejak akhir tahun buku perusahaan

2. Untuk dokumen administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan,jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/nilai guna dari dokumen yang bersangkutan.(dapat lebih atau kurang dari 10 tahun)

Pengalihan Bentuk Dokumen

a.      Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.

2. Pengalihan dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh perusahaan.
3. Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah aslinya .
4. Setiap pengalihan dokumen perusahaan wajib dilegalisasi oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk dengan dibuatkan berita acara
5. Dokumen yang sudah dialihkan dalam mikrofilm atau media lainnya dan atau hasil cetakannya merupakan bukti yang sah.

Pemusnahan dokumen Perusahaan

a.      catatan bukti pembukuan dan data pendukung administrasi keuangan Pemusnahan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan.

2. Pemusnahan dokumen perusahaan didasarkan pada jadwal retensi.